Compliance, una herramienta imprescindible para garantizar la correcta gestión de la propiedad intelectual y la reputación organizacional

Por Francisco Bonatti, secretario de la Junta Directiva de ASCOM 

La propiedad intelectual se ha convertido en un reto clave para las organizaciones. En un entorno cada vez más digital, contar con buenas prácticas y políticas claras es hoy más importante que nunca. 

La propiedad intelectual se ha consolidado como un ámbito nuclear del cumplimiento normativo empresarial. El peso creciente de los activos intangibles en el valor de las organizaciones, la digitalización de los procesos de negocio y el refuerzo progresivo de los instrumentos de tutela civil, administrativa y penal han elevado el riesgo de infracción de los derechos de autor. 

El marco jurídico es multinivel. En el plano internacional, el Convenio de Berna, el Acuerdo sobre los ADPIC y los tratados de la OMPI estructuran los principios básicos de protección. A nivel europeo, las directivas sobre la sociedad de la información, la observancia de derechos de propiedad intelectual y el mercado único digital adaptan la tutela a los entornos en línea, los programas de ordenador y las bases de datos. En el ordenamiento español, el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual define el contenido de los derechos morales y de explotación y, junto al Código Penal, configura la respuesta frente a las conductas más graves. 

Desde la perspectiva de compliance, esta arquitectura normativa se traduce en riesgos diversos: reclamaciones civiles por daños y lucro cesante, procedimientos penales contra personas físicas e incluso personas jurídicas, sanciones regulatorias en determinados sectores y un impacto reputacional significativo. El sistema de Compliance debe ser capaz de identificar y gestionar estos riesgos de forma integrada con otros ámbitos como la protección de datos o la ciberseguridad. 

2. Conductas más perseguidas en el ámbito analógico 

En el entorno analógico continúan produciéndose infracciones relevantes, especialmente en sectores que trabajan de forma intensiva con obras literarias y técnicas. Las prácticas de reprografía sistemática de libros y manuales en centros de formación, universidades o empresas, la elaboración de compilaciones o «dossieres» que sustituyen la adquisición de ejemplares legítimos y la distribución física de copias no autorizadas siguen siendo un foco de incumplimiento habitual. 

Junto a ello, el plagio de obras literarias, científicas o técnico-profesionales se mantiene, sobre todo cuando afecta a publicaciones de referencia, tesis doctorales, informes de consultoría de alto valor o documentación técnica clave en un sector. El elemento que habitualmente agrava la reacción de los titulares y de las autoridades es la combinación de escala, sistematicidad y finalidad lucrativa, así como la existencia de estructuras organizadas que convierten estas prácticas en una fuente estable de ingresos o en una ventaja competitiva ilícita. 

3. Conductas más perseguidas en el ámbito digital 

El entorno digital ha multiplicado exponencialmente la exposición al riesgo. La facilidad de copia, la circulación global de contenidos y la intervención de múltiples intermediarios han transformado la piratería y el plagio en fenómenos masivos. La descarga y el streaming a través de plataformas ilícitas, la compartición de libros, manuales, artículos y software mediante repositorios no autorizados, herramientas colaborativas y canales de mensajería, así como el uso irregular de licencias de software y contenidos digitales, constituyen hoy el núcleo de las conductas más frecuentes. 

Además, la reutilización de contenidos protegidos en webs corporativas, blogs, redes sociales y materiales de marketing introduce un riesgo transversal que afecta tanto a departamentos técnicos como comerciales. A ello se suma el impacto de la inteligencia artificial: la utilización de obras protegidas para entrenar modelos, la minería de textos y datos sobre bases de terceros sin base jurídica suficiente y la generación de contenidos que pueden reproducir segmentos de obras preexistentes complican el análisis de cumplimiento y obligan a desarrollar criterios específicos de evaluación. 

4. Infracción de derechos de autor en creaciones literarias y técnicas 

Las creaciones literarias y técnicas ocupan un lugar central en la gestión diaria de muchas organizaciones: manuales, informes, documentación técnica, publicaciones científicas y software estructuran procesos de formación, comercialización, ingeniería e investigación. Precisamente por ello, una parte sustancial del riesgo se concentra en el uso interno y externo de estos materiales. 

Es frecuente que las licencias editoriales se «desborden» cuando un ejemplar adquirido para uso individual se convierte, de facto, en fuente de copias internas o se publica íntegramente en intranets y plataformas de aprendizaje. También lo es que contenidos de informes, estudios o documentos de terceros se incorporen a documentos internos o comerciales con escasa revisión de la autoría y del alcance de los derechos adquiridos. La combinación de estos factores —uso intensivo, falta de control sobre licencias, desconocimiento de los límites y presión por reducir costes— explica buena parte de los litigios y reclamaciones que pueden afectar a empresas, universidades, despachos y consultoras. 

El análisis de riesgo debe tener en cuenta, además, que no se trata sólo de proteger la explotación de las obras, sino también su integridad y paternidad. Las prácticas de plagio, la supresión de menciones de autoría o la alteración desleal de contenidos técnicos o científicos generan conflictos que trascienden lo estrictamente económico y que pueden poner en cuestión la credibilidad intelectual y profesional de la organización. 

5. Guías, recomendaciones y buenas prácticas institucionales 

Los organismos internacionales y las autoridades nacionales han desarrollado un cuerpo relevante de guías que, más allá de describir infracciones, proporcionan criterios orientadores para el diseño de sistemas de cumplimiento en propiedad intelectual. La utilidad de estas referencias no reside tanto en su valor teórico como en la posibilidad de traducirlas a políticas, procedimientos y controles concretos. 

La OMPI, por ejemplo, propone un enfoque empresarial de la propiedad intelectual que parte de la integración de los activos intangibles en la estrategia corporativa. La Unión Europea, a través del Observatorio de la EUIPO, aporta una perspectiva complementaria basada en la evidencia empírica sobre piratería y falsificación. Para un Compliance Officer, estos datos son valiosos a la hora de justificar internamente inversiones en licencias, controles y formación, pues vinculan las medidas propuestas con tendencias objetivas y no sólo con riesgos abstractos. 

En el ámbito español, el Ministerio de Cultura, mediante su Manual de Buenas Prácticas para la persecución penal de los delitos contra la propiedad intelectual, ofrece una tipología detallada de conductas, modus operandi y criterios de priorización de casos. Ello permite anticipar qué patrones de infracción atraerán una reacción penal más intensa: actividades organizadas, ánimo de lucro claro, impacto sectorial relevante. Al incorporar estos criterios a la matriz de riesgos, la organización puede diferenciar entre incumplimientos de baja intensidad, gestionables mediante correcciones internas, e incumplimientos que exigen respuestas inmediatas y una comunicación diligente con autoridades y titulares. 

Junto a estas referencias, las guías sobre digitalización de patrimonio y gestión de derechos en proyectos de «acceso abierto» son especialmente ilustrativas para cualquier proyecto corporativo que implique digitalizar y difundir colecciones documentales o bibliográficas. La metodología que proponen —identificación de titulares, análisis de dominio público, gestión de obras huérfanas, documentación de decisiones— es fácilmente trasladable a iniciativas empresariales que pretendan poner en línea repositorios de contenidos técnicos o históricos de la propia organización. 

En conjunto, estas guías convergen en un mensaje común: la propiedad intelectual no puede abordarse como una cuestión aislada resuelta caso por caso, sino como un campo de riesgo que exige políticas formales, estructuras de gobernanza, controles y mecanismos de seguimiento comparables a los que se han consolidado en otras áreas como la protección de datos o la prevención del blanqueo de capitales. 

6. Elementos clave de un programa de compliance en propiedad intelectual y derechos de autor 

A partir del marco descrito, es posible delinear los elementos que debería incorporar un programa de compliance robusto en materia de propiedad intelectual, con especial atención al derecho de autor sobre creaciones literarias y técnicas. 

El punto de partida es un mapa de riesgos específico. Este análisis ha de identificar, en primer lugar, los flujos de uso de contenidos de terceros: formación interna y externa, comunicación y marketing, documentación técnica, proyectos de ingeniería, investigación y desarrollo, analítica de datos e inteligencia artificial. En cada flujo debe determinarse qué tipos de obras intervienen, bajo qué licencias o contratos se utilizan y qué tipo de explotación se realiza: reproducción, distribución, comunicación pública, transformación o combinaciones de ellas. No es lo mismo un uso puntual en una presentación que la incorporación sistemática de contenidos a un producto o servicio comercializado. 

Sobre ese mapa se construye la gobernanza interna. La alta dirección debe fijar un tono claro, manifestando que la organización no basará su competitividad en el uso irregular de obras ajenas y que está dispuesta a asumir el coste de las licencias necesarias. A partir de ahí, resulta conveniente asignar responsabilidades formales a la función de compliance y a la asesoría jurídica, que actuarán como ejes de coordinación, y definir puntos de contacto en las unidades más expuestas, como formación, comunicación, TI, ingeniería o I+D. Esta estructura asegura que las decisiones sobre uso de contenidos no se toman de manera dispersa y que existe un hilo conductor entre la estrategia y la práctica diaria. 

Un segundo bloque está formado por las políticas y procedimientos. La organización debería contar con una política de uso de contenidos de terceros que, en lenguaje claro, explique qué fuentes están permitidas, qué usos se consideran de bajo riesgo y en qué casos es obligatoria la consulta previa. Esta política puede recoger principios prácticos, como la preferencia por enlazar frente a copiar, el recurso a obras con licencias abiertas cuando sean adecuadas, la prohibición de recurrir a plataformas manifiestamente ilícitas o la obligación de documentar el origen de los materiales incluidos en campañas, cursos o publicaciones. En paralelo, deben existir procedimientos que regulen la adquisición de licencias y suscripciones, el despliegue de software y servicios digitales, la revisión previa de materiales que se difunden al exterior y la realización de due diligence con proveedores de contenidos y tecnología. 

El tercer pilar lo constituyen los controles. En el plano tecnológico, la gestión de activos de software y de contenidos es esencial para saber qué se está utilizando realmente en la organización y si ese uso se ajusta a los títulos jurídicos disponibles. Sistemas de inventario y monitorización, restricciones razonables sobre descarga e impresión, gestión de accesos a repositorios documentales y herramientas de detección de similitudes y plagio son instrumentos que, bien diseñados, reducen la probabilidad de infracciones masivas y permiten detectar anomalías tempranas. En el plano organizativo, las auditorías internas de compliance deben incluir, de forma periódica, revisiones del uso de contenidos en áreas de riesgo elevado, con recomendaciones concretas y planes de acción. 

La formación y la comunicación interna constituyen el cuarto componente esencial. La experiencia demuestra que muchas infracciones no provienen de una intención deliberada de eludir la ley, sino de la traslación al entorno digital de prácticas «informales» que se consideraban aceptables en el entorno analógico. Por ello, la formación debe ser específica para cada colectivo y plantearse en términos operativos: qué puede hacer un departamento de formación cuando prepara materiales, qué debe verificar un responsable comercial al elaborar una presentación, qué límites tiene el uso de artículos científicos en un proyecto de investigación contratado por un cliente. La comunicación continua —a través de guías breves, recordatorios y ejemplos de buenas y malas prácticas— ayuda a consolidar hábitos y a reducir la dependencia de consultas puntuales. 

Por último, un programa de compliance en propiedad intelectual necesita un sistema de gestión de incidentes y de mejora continua. Esto implica establecer mecanismos para registrar y analizar las reclamaciones de titulares, los requerimientos de entidades de gestión o las incidencias detectadas internamente; definir criterios para valorar su gravedad y determinar la respuesta adecuada; y documentar las medidas correctoras adoptadas. Cada incidente debe convertirse en una oportunidad para revisar procesos, ajustar políticas, reforzar controles o actualizar la matriz de riesgos. En ámbitos emergentes, como el uso de inteligencia artificial, esta retroalimentación es particularmente valiosa, puesto que la práctica y la interpretación jurídica evolucionan con rapidez y exigen un seguimiento atento de los desarrollos normativos y jurisprudenciales. 

La combinación de estos elementos —mapa de riesgos, gobernanza, políticas y procedimientos, controles, formación y gestión de incidentes— permite a las organizaciones pasar de una aproximación reactiva, centrada en la resolución de conflictos puntuales, a una gestión deliberada y anticipatoria de la propiedad intelectual. Para los profesionales de la materia y para los Compliance Officer, este enfoque refuerza la capacidad de alinear innovación, explotación legítima de contenidos y respeto efectivo de los derechos de autor en un entorno en el que las fronteras entre lo analógico y lo digital son cada vez más difusas.